Les feuilles de présence pour la formation

Les organismes de formation ont pour habitude de faire signer des feuilles de présence à leurs apprenants. En effet, utiliser ces feuilles d’émargement est souvent le moyen le plus simple pour justifier de la réalisation de l’action de formation. Chaque apprenant émargera donc au démarrage de chaque session de formation une feuille de présence. Cet émargement aura une utilité pour l’apprenant, pour l’organisme de formation et pour l’OPCO.

Que doit contenir la feuille de présence ?

La feuille d’émargement est l’une des pièces par laquelle l’organisme de formation ou le formateur indépendant justifie la présence effective des stagiaires à une formation.

Il appartient à l’organisme de formation d’opter pour une feuille de présence collective, ou pour une feuille d’émargement individuel selon l’organisation de la formation proposée. 

Sa valeur probante est conditionnée par l’indication de certaines mentions telles que détaillées ci-dessous. 

L'entête de l'organisme de formation

Présent en haut à gauche de la feuille de présence. Le lieu doit être noté.

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Le statut de la feuille

Selon si la feuille est individuelle ou collective

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L'intitulé et le n° du stage

Pour un suivi facilité pour les OPCO et les financeurs

Le nom du stagiaire

Écrit lisiblement (capitales), suivi de son prénom. Celui-ci devra aussi signer pour sa participation au module.

Le nom du formateur

Écrit lisiblement (capitales), suivi de son prénom. Celui-ci devra aussi signer pour sa participation au module.

Le client ou financeur du stage

Si la formation est prise en charge par un OPCO pour un client final, il est parfois nécessaire de stipuler les deux.

La date et les horaires de l'émargement

Chaque module de formation doit être émargé, et les horaires saisis pour confirmer le temps total passé en formation par le stagiaire. 

Le nombre d'heures par stagiaire

En complément des horaires de début et de fin de module, le nombre d’heures sera reporté en face de chaque ligne de module. 

Le nom du module suivi

Les formations étant souvent découpées en module, le nom du module doit être stipulé sur la feuille pour confirmer l’assiduité à la formation complète.

L’organisme de formation ou le formateur indépendant devra s’engager en certifiant la conformité de cette feuille de présence.

Les feuilles de présence collectives et individuelles ont la forme d’un tableau.

Pour la feuille d’émargement collective, chaque stagiaire signe sur une ligne qui lui est dédiée. Il y indique ses nom et prénom et signe selon le découpage de la formation (par module, par demi-journées, etc.)
Le nombre d’heures de présence par stagiaire est totalisé pour la journée. Il faut donc une feuille collective par journée de formation.

Pour les feuilles d’émargement individuelles chaque ligne correspond à une action de formation. La première colonne sera la date du jour et une autre qui permettra au formateur de signer la feuille quotidiennement. On retrouvera également le découpage par module ou par demi-journées.

Pour les deux feuilles de présence l’organisme de formation ou le formateur indépendant devront porter la mention “certifié exact” avec date et signature.

Il est évidemment possible et légal de dématérialiser ces feuilles de présence, afin d’en faciliter l’émargement et le traitement. Notre solution Bienvenue Formation permet en moyenne de faire gagner 80% du temps administratif habituellement passé sur une feuille de présence.

 

Nos conseils pour émarger sereinement

Que vous animiez une formation présentielle ou une formation à distance, l’émargement est une responsabilité qu’il ne faut pas négliger. En effet une feuille non conforme ou une fraude peut rapidement amener à un défaut de prise en charge de la part du financeur.

Il est donc important, dans la mesure du possible que le formateur puisse relever les présences visuellement. Cette mention n’est pas obligatoire sur les feuilles de présence, mais il peut adopter d’un code directement sur la feuille pour mettre en avant les absents.
Ainsi, si jamais la feuille se retrouve entre les mains d’un stagiaire peu scrupuleux, le formateur saura identifier rapidement une signature qui ne devrait pas être présente sur la feuille.

Idéalement la signature aura lieu en début de module, afin de relever également les retards, et remonter les défauts d’assiduité plus facilement au responsable pédagogique.

Finalement un contrôle visuel rapide des feuilles d’émargement par le formateur, permet d’éviter les signatures farfelues (soleil, croix, dessin) et donc limiter les rattrapages après la formation. 

Finalement, si vous avez un doute sur la création de votre feuille de présence, sachez que la DIRECCTE propose différents exemples : émargement individuel, émargement collectif et exemple de feuille d’émargement éditable.

 

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