Émargement : définition et contrôle

Les « moyens d’identification électroniques » sont réglementés par une loi européenne et régulés en France par l’ANSSI, agence nationale des systèmes d’information. Le règlement EIDAS propose une norme commune pour l’authentification de la signature. Elle impose des services de confiance chargés de mesurer les niveaux de garantie : faible, moyen ou élevé. En résumé, le niveau de l’émargement est certifié par un organisme agréé. Celui-ci s’étend de la signature simple à la plus qualifiée (marchés publics, actes notariés, etc.). Le processus de validation correspond à un référentiel général de sécurité RGS et s’applique aux signatures ou aux cachets électroniques.

Le rôle de l’émargement dans la formation professionnelle s’avère primordial dès lors que des financements publics sont en jeu et que des fraudes sont possibles. Un formateur indépendant ou des organismes de formation doivent attester de la présence des apprenants de manière sécurisée. En effet, les opérateurs de compétence OPCO ont fait face à des prestataires peu scrupuleux qui récoltaient les aides sans stagiaires réels. L’enjeu est donc d’empêcher « l’utilisation abusive et l’altération d’identité ». Intégrée dans le critère Qualiopi et tout le processus de formation en général, la signature électronique doit montrer des gages de sécurité. Chaque journée de formation validée par le formateur ou l’apprenant doit faire l’objet d’un émargement infalsifiable et certifié.

Aujourd’hui, que ce soit en présentiel ou à distance, les feuilles de présence sont émargées de manière électronique. En plus du confort et de la rapidité, cela évite l’utilisation excessive du papier. Parapher une liste de présence s’opère au travers d’une interface du type tablette, ordinateur ou smartphone. Pour permettre aux organismes de formation de se concentrer sur les critères de qualité de leur prestation, nous mettons à leur disposition un outil sécurisé. L’application Bienvenue Formation offre la possibilité, entre autres, d’obtenir une feuille d’émargement à valeur probante. Ce certificat délivré par un service de confiance (Docaposte) nous permet de garantir tout le processus d’authentification. Que ce soit à travers notre application mobile ou via la solution web, les formateurs disposent d’un outil complètement certifié. De l’émargement à la transmission nous garantissons la réalisation de ces étapes en toute quiétude.

La digitalisation des événements et de l’organisation donne l’opportunité de procéder à un émargement numérique. Qu’il s’agisse d’une manifestation ou d’une réunion à distance, la validation de la présence nécessite un outil. Nous proposons une application dédiée, Bienvenue Event, qui s’adapte au format de votre événement. Qu’il soit présentiel à distance ou qu’il combine les deux vous disposez de solutions pour votre émargement digital.

- Des émargements multiples ou des sous émargements pour une même journée ou sur plusieurs jours. Ainsi vous pouvez valider la participation à des réunions préparatoires, à des ateliers puis à la manifestation.
- La possibilité de signatures multiples avec une même liste de participants
- L’édition de rapports intermédiaires de présence pour toutes les étapes

- En présentiel, à distance ou hybride en fonction de votre type d’événement
- Lancement de l’émargement à distance depuis le back office
- Envoi d’un lien pour une validation à distance

- Un QR intégré dans l’invitation qui permet d’émarger facilement
- Un émargement simplifié et plus fluide lors de l’accueil

Les autres fonctionnalités sont multiples et répondent aux besoins de retours, d’alertes ou d’envoi d’invitations.