La Feuille de Présence : Un Document Légal Indispensable pour la Formation Professionnelle

Une feuille de présence est un document officiel qui atteste la présence des stagiaires et des formateurs lors d'une formation professionnelle. C'est une obligation légale prévue par le Code du Travail qui s'applique à tous les dispensateurs de formation, qu'ils soient organismes de formation ou formateurs indépendants.

La feuille de présence constitue avant tout une preuve juridique. Elle permet de justifier la réalité des actions de formation, notamment en cas de contrôle par les organismes financeurs ou en cas de litige. Elle conditionne aussi souvent le financement de la formation et la rémunération des intervenants.

Une feuille de présence standard doit inclure plusieurs éléments:

• Les noms et prénoms des stagiaires,
• Les signatures des stagiaires pour chaque demi-journée de formation,
• Les noms, prénoms et signatures des formateurs,
• Les dates et horaires de la formation,
• L'intitulé exact de la formation suivie.

Il est aussi recommandé d'y faire figurer le lieu de formation, ainsi que le nom de l'organisme de formation ou du client si le formateur intervient en sous-traitant d'un autre organisme.

Remplir correctement la feuille de présence est essentiel pour assurer sa validité juridique. Voici quelques bonnes pratiques à suivre:

• Faire signer les stagiaires et les formateurs à chaque demi-journée de formation,
• Veiller à la lisibilité des noms et signatures,
• Noter scrupuleusement les retards et absences, même de courte durée,
• Ne pas pré-remplir ou faire signer la feuille en avance,
• En cas d'oubli de signature, le faire rectifier dès que possible.

Les feuilles de présence doivent être conservées par l'organisme de formation pendant plusieurs années, généralement sous format papier ou PDF.

Avec l'essor du e-learning et du blended learning, la question de l'émargement pour les formations à distance se pose. Légalement, l'obligation de feuille de présence s'applique aussi aux formations digitales, dès lors qu'il y a un lien direct entre le stagiaire et le formateur (classe virtuelle, visio-conférence...).

Dans ce cas, la signature de la feuille de présence peut se faire électroniquement via un logiciel dédié. À défaut, certains organismes utilisent une feuille de présence "déclarative" où le stagiaire auto-déclare sa présence. D'autres se basent sur les temps de connexion à la plateforme. Attention cependant, les temps de connexion sans lien direct avec la formation ne peuvent pas être comptabilisés.

Ne pas faire émarger les stagiaires et formateurs, ou le faire de façon incomplète ou inexacte, expose l'organisme de formation à plusieurs risques :

• Remboursement des sommes perçues pour la formation,
• Suspension ou rupture des financements,
• Contrôles accrus de la part des financeurs,
• Mise en cause de la fiabilité de l'organisme.

En cas de litige avec un stagiaire ou un client, une feuille de présence mal tenue peut aussi grandement fragiliser la position de l'organisme de formation.

Si la feuille de présence "classique" reste encore en 2024 la norme dans la formation professionnelle, des alternatives digitales existent pour alléger cette formalité administrative chronophage.

Parmi elles, la signature électronique des feuilles via une application ou un logiciel dédié connaît un fort développement. Elle permet de fluidifier le processus d'émargement, d'éviter les oublis, et facilite l'archivage des feuilles de présence. Bienvenue Formation propose même un émargement depuis le smartphone des stagiaires.

D'autres pistes plus prospectives sont à l'étude, comme l'utilisation de la reconnaissance faciale ou de badges connectés pour tracer les présences en formation de façon automatisée. Ces technologies devront cependant d'abord démontrer leur fiabilité juridique et être acceptées par les financeurs.

Bienvenue Formation est un logiciel d'émargement électronique développé par Bsoft spécifiquement pour répondre aux besoins des organismes de formation et formateurs indépendants. Simple et intuitif, il permet de créer et faire signer ses feuilles de présence en quelques clics, en présentiel comme en distanciel.

Bienvenue Formation s'adapte aux modèles de feuilles de présence de chaque organisme, et vous permet de réutiliser vos modèles Word, Excel et PDF. Il assure une traçabilité complète des présences et absences, avec des notifications en cas d'oubli de signature. Sécurisé, conforme RGPD et hébergé en France, c'est la solution idéale pour fiabiliser et digitaliser le processus d'émargement.

La solution propose également la possibilité de faire son suivi qualité, ainsi vous centralisez vos évaluations (à chaud / à froid), vos questionnaires, quiz et enquête de satisfaction à un seul endroit. Il est possible de connecter la solution à votre logiciel de gestion des formations, pour une synchronisation automatique des données.

• La feuille de présence est une obligation légale pour tous les dispensateurs de formation professionnelle
• Elle atteste de la réalité des formations et conditionne souvent leur financement
• Y faire figurer toutes les informations requises, et la faire signer à chaque demi-journée, est indispensable
• L'émargement s'applique aussi aux formations à distance dès qu'il y a un lien direct formateur-stagiaire
• Mal tenir ses feuilles de présence expose à des risques financiers et juridiques
• La signature électronique des feuilles de présence représente une alternative de plus en plus prisée pour fluidifier l'émargement
• Bienvenue Formation de BSoft est une solution logicielle dédiée pour créer et signer facilement ses feuilles de présence

La feuille de présence, bien que contraignante, est donc un document essentiel à toute action de formation. En adoptant les bonnes pratiques et en se digitalisant, les organismes peuvent cependant en faire un allié plutôt qu'une contrainte. Un émargement de qualité est en effet la clé d'une formation professionnelle traçable, finançable et sécurisée juridiquement.