La Feuille de présence : émargement pour la formation professionnelle

Les feuilles de présence répondent à une obligation légale prévue par le Code du travail pour tous les dispensateurs de formations, qu'ils soient organismes de formation, formateurs indépendants ou sous-traitant d'un organisme. En effet, il s'agit d'une obligation légale prévue par le Code du travail qui s'applique à tous. La feuille de présence constitue avant tout une preuve de la réalisation effective de la formation et du temps de présence effectif de chaque stagiaire.

Sans émargement valide, c'est donc le financement même de la formation qui peut être remis en cause, y compris pour une entreprise bénéficiant d'une prise en charge. C'est pourquoi il est crucial pour les organismes et les formateurs indépendants intervenant sans lien direct avec l'organisme de mettre en place un processus fiable de gestion de ces documents dès 2024.

Pour être valable juridiquement, une feuille de présence doit impérativement mentionner :

• Titre exact, thématique, durée et dates de la formation : Assurez-vous que ces informations sont précises et complètes, car elles identifient clairement la session de formation.
• Nom et numéro d'activité de l'organisme de formation : Mentionnez le nom de votre OF ainsi que son numéro de déclaration d'activité pour des raisons administratives et légales.
• Noms et prénoms des participants : Inscrivez les noms et prénoms complets de tous les participants, qu'ils soient stagiaires ou étudiants, pour une identification précise.
• Signatures des participants et du formateur : Recueillez les signatures par demi-journée afin d'assurer une traçabilité fiable de la présence.
• Lisibilité des noms et signatures : Assurez-vous que les noms et signatures sont lisibles et facilement vérifiables.
• Retards et absences : Notez avec précision les retards et absences, même de courte durée, pour une traçabilité complète.
• Interdiction de pré-remplissage : Ne pré-remplissez jamais la feuille de présence et évitez de faire signer à l’avance.
• Correction des oublis de signature : En cas d’oubli de signature, faites-le rectifier dès que possible pour garantir la validité du document.

Soigner la présentation du document avec un en-tête professionnel renforcera sa crédibilité. Un modèle de feuille de présence type peut servir de base mais doit être adapté à chaque formation. C'est donc un document essentiel à ne pas négliger.

Si le contenu des feuilles de présence est standardisé, leur gestion peut rapidement devenir chronophage, notamment lorsque les sessions de formation s’enchaînent. Quelques astuces permettent d'optimiser ce processus :

1. Créer des modèles réutilisables : Utilisez des modèles de feuilles de présence sur Word ou Excel avec les éléments fixes déjà pré-remplis. Cela vous permet de gagner du temps pour chaque nouvelle session de formation.
2. Passer à la dématérialisation avec Bienvenue Formation : Cette solution de signature électronique dédiée aux organismes de formation respecte les conditions d’utilisation RGPD et simplifie le suivi des présences.
3. Anticiper en préparant les feuilles en amont : Utilisez vos modèles pour préparer les feuilles de présence à l’avance. Cela évite le stress de dernière minute et garantit que tout est prêt pour le jour J.
4. Utiliser un logiciel spécialisé : Optez pour un logiciel qui génère automatiquement des feuilles de présence personnalisées en fonction des informations de la formation et des participants.

En choisissant un suivi des présences dématérialisé, vous gagnez en efficacité tout en améliorant l’expérience des stagiaires. Ceux-ci peuvent signer depuis leur smartphone ou tablette, en conformité avec la charte de confidentialité de l'organisme, pour un processus à la fois moderne et sécurisé.

L'émargement ne sert pas uniquement à assurer une traçabilité interne, c'est également une obligation légale. Le non-respect de cette obligation expose l’organisme de formation à des sanctions. En vertu du Code du travail, les organismes de formation doivent respecter les règles suivantes :

• Feuille d'émargement pour chaque formation, même à distance : Que la formation soit en présentiel, en blended learning ou en e-learning, une feuille doit être remplie pour chaque session.
• Signature par demi-journée au minimum : Les feuilles doivent être signées par demi-journée, permettant de vérifier la ponctualité des participants et de suivre leur présence tout au long de la formation.
• Signatures en fin de session : La signature de chaque stagiaire ainsi que celle du formateur doit être recueillie en fin de session pour valider la participation effective.
• Signalement des absences et retards : Les absences et retards doivent être mentionnés, car ils peuvent affecter la rémunération des stagiaires ou impacter le remboursement des frais de formation.
• Conservation des feuilles pendant 6 ans : Conformément à l'Article L102-B du livre des procédures fiscales, les feuilles d'émargement doivent être archivées par l’organisme de formation pendant une durée de six ans à compter de la date de fin de l’action de formation (date de versement du dernier acompte par l’OPCO), afin de répondre aux exigences de contrôle administratif.

Le non-respect de ces règles peut entraîner un refus de prise en charge financière ou des pénalités en cas de contrôle. Les organismes de formation ont donc tout intérêt à s'assurer que leurs formateurs maîtrisent bien les bonnes pratiques d'émargement pour éviter tout risque de sanction.

Avec la démocratisation des formations à distance, les obligations restent strictes. Les organismes de formation doivent pouvoir justifier :

1. Du temps de connexion effectif de chaque participant : Le suivi de la présence des stagiaires et étudiants repose sur la durée réelle de connexion à la formation en ligne.
2. De l’atteinte des objectifs pédagogiques définis dans le programme de formation : Les organismes doivent démontrer que chaque participant a progressé conformément aux objectifs pédagogiques fixés.
3. De la réalisation des travaux requis : Si des exercices ou travaux sont exigés, leur complétion avant la fin de la session doit également être documentée.

La simple capture d'une signature numérique ne suffit plus. Des solutions techniques permettent aujourd’hui un suivi individuel et automatique de l’assiduité, en se basant sur le temps de connexion et l’accomplissement des activités. Ces données sont centralisées dans un rapport détaillé, garantissant une traçabilité complète sans risque de perte d’informations.

Toutes les parties prenantes de la formation jouent un rôle dans le processus d’émargement, en respectant le RGPD et les conditions d’utilisation :

1. Les stagiaires : Ils doivent émarger en début de matinée et d’après-midi ou selon le rythme de la formation, avant de quitter la session.
2. Le formateur : Il appose également sa signature pour chaque demi-journée, attestant de sa présence et de l’encadrement en lien direct avec la formation dispensée.
3. Un responsable de l'organisme de formation : Ce dernier peut apposer sa signature en fin de session, garantissant la conformité de l’émargement pour l’ensemble de la formation.
4. L’organisme financeur : Il peut exiger de recevoir les feuilles de présence signées pour valider la prise en charge financière.

Faire signer les stagiaires dès le début de chaque demi-journée limite les risques d’oublis ou de retards. Évitez d'attendre la fin de la formation pour cette vérification essentielle ! Un contrôle quotidien garantit que l'émargement est complet et correctement renseigné, évitant tout problème de conformité.

Négliger la gestion des feuilles d'émargement peut entraîner de lourdes conséquences juridiques et financières :

1. Risques de refus de financement ou d'exigence de remboursement : Les organismes financeurs peuvent refuser la prise en charge des frais de formation, voire exiger un remboursement, même pour une entreprise, en cas de non-conformité.
2. Sanctions financières en cas de non-respect des obligations légales : Des pénalités financières peuvent être appliquées si l’organisme de formation ne respecte pas les exigences légales liées à l’émargement.
3. Faiblesse juridique en cas de litige : Sans preuves fiables et opposables, l’organisme se trouve en position de vulnérabilité si un contentieux survient.
4. Atteinte à la relation de confiance avec les participants et clients : La fiabilité de l’émargement est cruciale pour maintenir une relation de confiance avec les stagiaires, étudiants et clients.

La gestion rigoureuse des feuilles de présence témoigne du sérieux et de la crédibilité de l'organisme envers tous les acteurs impliqués. Leur fiabilité juridique constitue une protection précieuse en cas de contentieux.

Depuis 2018, la signature électronique a une valeur légale pour les feuilles de présence en formation, tout comme pour tout autre formulaire. Cela offre aux organismes de formation plusieurs avantages :

• Réduction de la charge administrative : La dématérialisation élimine la ressaisie manuscrite, simplifiant ainsi le suivi des présences et diminuant le temps consacré à la gestion des documents.
• Diminution des erreurs et des oublis : Grâce à une saisie directe par le stagiaire, le risque d’erreurs et d’oublis est fortement réduit, rendant le processus d'émargement plus fiable.
• Sécurisation des données : La signature électronique garantit la protection des données personnelles et des preuves de réalisation des formations, en conformité avec le RGPD.
• Amélioration de l’expérience des apprenants : Les participants bénéficient d’un processus fluide et moderne, avec la possibilité de signer électroniquement et même d’envoyer leur émargement en temps réel.

Bienvenue Formation permet aux organismes de formation de dématérialiser entièrement le processus d'émargement, tout en intégrant un module de suivi qualité pour gérer facilement les questionnaires, quiz, et évaluations des participants (à chaud et à froid). Conçue pour être conforme aux exigences légales, la solution assure également la confidentialité des données et respecte les conditions d’utilisation du RGPD.

En utilisant Bienvenue Formation, les organismes peuvent non seulement optimiser leur gestion de l’émargement, mais aussi centraliser toutes les données de suivi qualité en un seul endroit. Cette solution complète leur permet de piloter efficacement leurs actions de formation tout en réduisant les coûts et en assurant la conformité réglementaire.

La loi impose aux organismes de formation de conserver les feuilles d'émargement pendant 6 ans à des fins de contrôle administratif. Pour se conformer à cette exigence, les organismes peuvent s'appuyer sur Bienvenue Formation, une solution dédiée qui simplifie et sécurise ce processus. Voici les principaux éléments à considérer :

• Archivage rigoureux et sécurisé des feuilles : Les feuilles d’émargement sont stockées de manière sécurisée, dans le respect des normes RGPD, ce qui garantit la protection des données personnelles des participants.
• Prévention des risques de perte ou de vol : La solution permet de conserver des copies numériques de sauvegarde, assurant que ces preuves demeurent disponibles même en cas de sinistre.
• Accès rapide aux documents lors d’un contrôle : Un système de classement efficace facilite la recherche et l’accès aux feuilles spécifiques, en cas de contrôle inopiné des autorités.
• Pérennité de l’accès aux archives : Les documents sont stockés dans un système fiable et durable, garantissant un accès continu, même si un changement d’outil ou de prestataire survient.

Grâce à cet archivage électronique conforme au RGPD, les organismes de formation simplifient la conservation à long terme et réduisent leurs coûts. En automatisant le lien entre chaque feuille d’émargement et la session de formation correspondante, Bienvenue Formation assure un suivi et un accès aux documents optimisés, facilitant ainsi le pilotage de l’activité de formation au fil des années.

Bienvenue Formation est un logiciel d'émargement électronique développé par Bsoft, conçu spécialement pour répondre aux besoins des organismes de formation et des formateurs indépendants. Simple et intuitif, il permet de créer et faire signer des feuilles de présence en quelques clics, que ce soit en présentiel ou à distance.

Bienvenue Formation s'adapte aux modèles de feuilles de chaque organisme et permet de réutiliser facilement vos documents existants (Word, Excel, PDF). Il garantit une traçabilité complète des présences et des absences, avec des notifications automatiques en cas d’oubli de signature. Sécurisé, conforme au RGPD, et hébergé en France, Bienvenue Formation est la solution idéale pour digitaliser et fiabiliser le processus d'émargement tout en respectant les exigences légales.

La solution va au-delà de l’émargement en intégrant un module de suivi qualité. Centralisez vos évaluations à chaud et à froid, questionnaires, quiz, et enquêtes de satisfaction en un seul endroit. Bienvenue Formation peut également se connecter à votre logiciel de gestion des formations pour synchroniser automatiquement les données, facilitant ainsi le suivi et le pilotage de vos actions de formation.

Les feuilles de présence sont obligatoires pour toutes les formations, y compris celles en ligne. Elles garantissent le financement des formations, servent de preuve juridique en cas de litige, et doivent être signées par demi-journée par chaque participant et formateur. Conservez-les pendant six ans dans le respect du RGPD.

En adoptant une solution comme Bienvenue Formation, les organismes de formation peuvent automatiser et sécuriser le processus d’émargement tout en centralisant les évaluations qualité (questionnaires, quiz, évaluations à chaud et à froid). Cet outil simplifie la gestion des feuilles de présence et des données de suivi, assurant ainsi conformité et efficacité pour 2024 et au-delà.