La feuille d’émargement dans la formation professionnelle

Dans le monde de la formation professionnelle continue, les feuilles de présence sont des documents cruciaux. Elles jouent un rôle essentiel dans la gestion administrative et économique des organismes de formation. Parfois appelées feuille d'émargement, ces documents font partie des obligations légales à remplir pour assurer le financement de la formation dispensée et respecter la réglementation en vigueur. Elles doivent comporter différents éléments clés.

Dans les obligations légales du domaine de la formation doit suivre, la feuille de présence joue un rôle essentiel. Elle permet de recueillir les signatures des personnes présentes, assurant ainsi un suivi et une gestion efficace des élèves, et sécurisant la prise en charge des formations par les organismes de financement.

• Enregistre leur présence effective à une formation à distance, en présentiel ou hybride
• Permet d'obtenir le financement de leur formation (CPF, DIF, CIF)
• Valide les absences au travail ou les déplacements
• Atteste de leur ponctualité avec les heures d'arrivée et de départ

• Certifie la présence des participants
• Permet d'attester la présence des apprenants en tant que document administratif à valeur probante
• Justifie que la formation a bien eu lieu auprès des entreprises et des OPCO
• Fait partie des obligations définies par le Code du travail
• Facilite le suivi de la présence et la traçabilité
• Doit être conservée pour répondre aux contrôles de la DIRECCTE
• Peut être utilisée conjointement à la convention de formation comme justificatif

• Confirme la réalisation des actions de formation
• Est vérifiée en cas de litige avec l'organisme de formation
• Sert de critère pour le versement des fonds
• Fait partie des obligations du label Qualiopi

Face aux limites de l'émargement papier (risques de perte, ratures, difficultés de transmission), la dématérialisation des émargements s'impose comme la solution d'avenir la plus adaptée. Elle offre de nombreux avantages :

• Fiabilité grâce à la signature électronique sécurisée qui remplace le fait de signer la feuille manuellement
• Gestion simplifiée dans le cadre d'une formation à distance ou de cours en ligne
• Réduction des erreurs possibles avec un formulaire Word ou Excel
• Découpage sur mesure de la journée de formation : par demi-journée ou par formateur
• Transmission instantanée aux différents acteurs
• Intégration de fonctionnalités avancées (géolocalisation, horodatage, relances)
• Facilite la gestion administrative et la numérisation des processus
• Renforce la sécurité des données et la confidentialité via des accès sécurisés
• Permet de télécharger les feuilles de présence directement de la plateforme d'archivage

La dématérialisation facilite grandement l'utilisation des feuilles d'émargement lors de formations en présentiel ou à distance.

Bienvenue Formation, développé par bsoft.fr, est un logiciel de gestion de formation qui permet l'utilisation de feuilles d'émargement dématérialisées. Notre solution offre :

1. Signature en présentiel ou à distance : sur l'appareil du formateur ou via une application stagiaire (signataire)
2. Tableau de bord intuitif : pilotez l'émargement avec des indicateurs et des alertes en temps réel
3. Automatisation : envoi de mails automatisés pour faire signer l'émargement sans avoir à attendre,
4. Sécurité renforcée : authentification SSO et certificats RGS
5. Conformité : respect des exigences légales du label Qualiopi, nécessaire pour une prise en charge par les organismes de financement

Avec Bienvenue Formation, enregistrez la présence de vos stagiaires très facilement. Dites adieu aux tracas administratifs et concentrez-vous sur l'essentiel : la qualité de vos formations !

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